Una organització pot tenir necessitats de presentació molt diferents, però només té una única imatge corporativa de gestionar. I encara que les presentacions davant interlocutors molt diferents plantegen diferents necessitats d'expressió, és imprescindible coordinar la creació de presentacions perquè cada empleat de cada departament col·labori a construir la imatge corporativa de l'organització de forma adequada.
Un sistema de presentacions powerpoint estableix tant el material, com les regles bàsiques que governaran la creació de les presentacions powerpoint de la teva organització (si ets un professional liberal, els principis vas a poder adaptar-los al teu despatx professional o fins i tot a la teva marca personal ).
Finalment, perquè el sistema de presentacions sigui efectiu un cop creat, ha de ser seguit de forma consistent per tots els integrants de l'organització. Sense excepció.
Desenvolupament del sistema de presentació powerpoint
A. Crea la base del sistema
- Crea una plantilla de presentació des de zero. Desenvolupar una base de presentació singular, que identifiqui la teva organització entre la resta dels seus col·legues de sector és fonamental. Per a això, a la diapositiva base has de situar:
- el teu logo corporatiu,
- el nombre de la pàgina,
- el títol de la presentació
- i el títol de la diapositiva.
- també pots incorporar algun element gràfic decoratiu, definir espai per a imatges complementàries, etc.
- La resta de l'espai disponible és per a contingut de tipus divers (des de text a gràfics, passant per taules de dades, etc.).
- Decideix el disseny de cada pàgina, tot respectant el manual d'identitat gràfica (nova notícia) de la teva organització en triar tipus de lletres, colors corporatius i de reforç, política d'utilització d'imatges i cliparts (link a notícia) etc.
- Defineix tipus de pàgines que necessitaràs. Powerpoint t'ofereix un conjunt de diapositives base perquè et serveixin de guia. Generalment necessitaràs:
- portada
- índex
- separador
- textos
- infografies
- gràfics diversos
- taules
- contraportada
B. Crea les presentacions que formen el sistema i la dinàmica d'ús
Un cop tancada la plantilla de powerpoint, hauràs de construir les presentacions que integren el sistema:
- presentació corporativa: defineix quantes diapositives crear d'acord amb la informació que hagis de mostrar (des de la història de la teva empresa fins a l'organització territorial, unitats de negoci, xifres d'activitat, etc.). Pensa en crear una versió resumida per incorporar-la en les presentacions comercials (d'unitat de negoci / departament o de producte) per mantenir sempre informat al client de tots els serveis / productes que li pots oferir. (Link a la pàgina web corresponent)
- presentació de cada departament / unitat de negoci
- presentació de cada producte / servei
El sistema de presentacions powerpoint ha de ser un recurs compartit de comunicació dins la teva organització. Has emmagatzemar-lo en un lloc comú de la xarxa informàtica de l'organització per permetre el lliure accés de tots els seus membres.
Dóna format a tots els teus documents d'ús habitual
- El temps que empris en adaptar el format de totes les presentacions habituals al nou sistema de presentacions serà una bona inversió. Un cop actualitzats i pujats al repositori comú els documents, recorda a l'organització que els únics documents autoritzats per al seu ús són els que hi trobaran, convidant-los a que et remetin tot aquell document d'ús habitual que no trobin.
- Mantingues sempre actualitzada la informació. És important sobretot pel que fa a la informació corporativa i comunicar que està disponible l'última versió oficial vital si vols que els usuaris no facin servir info obsoleta.
El dia a dia en la teva organització
Quan el sistema de presentacions es conegui, tots els documents s'hagin adaptat a ell i els usuaris l'apliquin hauràs arribat al teu Shangril-la. Mentrestant, seria interessant revisar les presentacions abans que surtin cap als clients per evitar que els "drets d'paste" generi un ús inadequat de la teva identitat corporativa.
A Amaseme tenim molta experiència desenvolupant sistemes de presentacions powerpoint. Contacta amb nosaltres. Sabem com ajudar-te.
