Organitzes un esdeveniment únic o de forma periòdica? Doncs ja que has decidit invertir en la seva celebració, hauries aprofitar el "momentum" que t'ofereix l'esdeveniment per rendibilitzar al màxim la presència mediàtica al teu favor: abans de l'esdeveniment, durant l'esdeveniment i després de celebrat l'esdeveniment.

Abans de l'esdeveniment

Ja sigui perquè celebres un seminari professional, unes jornades o un congrés, el teu principal objectiu és aconseguir la màxima assistència possible dels teus clients, els teus col·legiats, els teus associats ... Un objectiu secundari, i no menys important, és seguir llançant el missatge a la societat que la teva organització segueix al peu del canó i del seu compromís amb seguir prestant un servei de qualitat creixent ...

El primer pas consisteix a explicar quin esdeveniment vas a celebrar i la seva data de celebració. Quan el teu esdeveniment és periòdic (esdeveniment anual, congrés o jornades semestrals, etc.) aquesta primera comunicació també és necessària, encara que sigui més simple aconseguir la resposta de les teves assistents perquè "ja compten amb l'esdeveniment de tant en tant".

Dóna feina comunicats de premsa adreçats a mitjans especialitzats del teu sector d'activitat i generalistes per a indicar al mercat ia la societat en conjunt la data seleccionada per a l'esdeveniment per donar-la a conèixer. Utilitza també la teva web i xarxes socials per a "moure" la notícia.

Contacta amb els teus assistents potencials i convócales a l'esdeveniment: emaling, nota a les vostres comunicacions comercials periòdiques, recordatoris en newsletters, etc. comentaris a les vostres reunions comercials, ressò de la convocatòria en xarxes socials ... Fa servir tots els teus canals habituals. Si la reunió és anual, l'antelació de la convocatòria ha de permetre assegurar que s'informa prou a tots els potencials assistents i que se'ls recordi l'esdeveniment en més d'una ocasió (incloent pocs dies abans de celebrar-se l'esdeveniment).

Utilitza un banner a la teva web que indiqui el temps restant fins a la finalització de l'esdeveniment (tens múltiples opcions. Pregunta al teu navegador com fer-ho: https://countingdownto.com/es; http: //online-countdown.es.downloadastro. com/tools/)

Durant l'esdeveniment

• Emet comunicats de premsa si vas a presentar resultats, productes per a la propera anualitat, etc. Comunica el succés més rellevant. Recorda al teu sector econòmic que l'esdeveniment està en execució.
   
• Insta que els assistents comentin a twitter tot allò que els sembli destacable: les ponències, conclusions, llançaments, etc. Aquesta acció et donarà rellevància en xarxes socials gràcies a la viralitat.
   
• Remet notes de premsa als mitjans especialitzats del teu sector comunicant les fites aconseguides en cada jornada: reunions clau, declaracions destacades, presentacions importants.
• Registra declaracions dels intervinents (convidats i participants), activitats dels participants, les jornades i seminaris celebrats .. Documentant tot el que facis podràs fer servir els materials quan l'esdeveniment hagi conclòs: fotografies, entrevistes en vídeo, notícia en vídeo tot les activitats , etc.

Després de l'esdeveniment

Com has documentat tota l'activitat de l'esdeveniment:

• Publica en el teu espai web imatges i vídeos de la jornada i crea un espai web específic on publicar totes les imatges de l'esdeveniment. Tot seguit explica a tots els teus contactes com accedir i que ja estan disponibles.
   
• Prepara una newsletter especial per agrair l'assistència als participants que i envia-la a tots els teus contactes / socis / associats. D'aquesta manera, tots els que no van poder assistir podran valorar els avantatges d'assistir a la propera vegada.
   
• Envia la teva nota de premsa sobre la finalització de l'esdeveniment comentant les grans xifres generades: assistència, jornades, participació en els diferents actes, etc.

La comunicació és essencial per rendibilitzar mediàticament teu esdeveniment. Has d'aprofitar aquesta inversió de recursos per seguir arribant als teus clients i explicar-los com els afegeixes valor participant en els seus projectes. És una ocasió que has d'aprofitar.

A Amaseme podem aplicar la nostra experiència donant suport a la realització d'esdeveniments. Contacta amb nosaltres.